海外公司法定记录维护是指企业根据注册地法律要求，持续保存并更新公司文件、财务记录、股东/董事信息等，以确保合法合规运营。不同司法管辖区的法定记录要求差异较大，违反规定可能导致罚款、公司注销甚至刑事责任。

一、核心法定记录类型

1. 公司注册文件

• 必需文件：

  • 公司注册证书（Certificate of Incorporation）

  • 公司章程（Memorandum & Articles of Association）

  • 董事及股东名册（Register of Directors/Members）

• 更新要求：

  • 股东/董事变更需在法定期限内向注册处申报（如香港14天内）。

2. 财务与税务记录

• 会计账簿：

  • 收入、支出、资产、负债明细（至少保存5-7年）。

• 税务申报文件：

  • 企业所得税申报表、增值税（如适用）、转让定价文档。

• 审计报告（如适用）：

  • 香港、新加坡等地需提交经审计的财务报表。

3. 公司决策文件

• 股东/董事会会议记录：

  • 重大决策（如增资、分红、章程修改）需书面存档。

• 股东决议书：

  • 无需开会时，可签署书面决议（如BVI公司）。

4. 合规申报记录

• 年审文件：

  • 香港《周年申报表》、开曼经济实质申报。

• 受益所有人（UBO）登记：

  • 根据FATF反洗钱要求，多数离岸地需向政府披露实际控制人。

二、主要司法管辖区要求对比

三、维护流程与最佳实践

1. 定期更新与备案

• 董事/股东变更：

  • 例如，香港公司需在变更后14天内提交ND2A表格。

• 年审与牌照续期：

  • 新加坡公司需每年召开股东大会并提交年审。

2. 文件存档管理

• 电子化存档：

  • 使用云端存储（如Dropbox、OneDrive）备份关键文件。

• 物理存档：

  • 部分国家（如德国）要求原始文件本地保存。

3. 合规检查清单

• 每月/季度：

  • 核对银行流水与账务记录。

• 每年：

  • 更新董事名册、提交年审、完成经济实质申报（如适用）。